Hvorfor modtager jeg ikke de mails folk siger de sender?

Dette kan der naturligvis være mange årsager til, men hvis vi forudsætter, at der ikke er generelle problemer med mailserverne enten hos os (se Driftsstatus og driftsmeddelelserne), eller hos afsendere, kunne det tænkes, afhængig af hvilke indstillinger du benytter, at mail’ene fanges i dit spamfilter på mailserveren.

Lad os først gennemgå processen, når en mail modtages, fsv. Angår spamfiltrering.

1. Hvis der er første gang, du modtager en mail fra en afsender, vil afsenderens server blive "Grey-listet". Det betyder, at mail'en i første omgang afvises, og afsenderserveren bliver bedt om, at prøve igen efter 3 minutter. Afhængig af hvordan afsenderens mailserver er opsat, og hvor belastet den er, kan det tage op til 1 time. Dette forsinkelse er inbygget i systemet, da spamsendere, som typisk ikke er rigtige mailservere, ikke vil gensende efter 3 minutter.

2. Det kontrolleres om afsenderen og/eller afsenderens mailserver er registreret som spammer eller usikker mailserver. Er dette tilfældet, afvises mail’en med en fejlmeddelelse til afsenderen.

3. Det kontrolleres, om afsenderen er på din Sort/hvid-liste. Er afsender på sort-listen afvises mail’en, med en besked til afsender. Er afsender på din hvid-liste, leveres mail’en i din indbakke uden yderligere check

4. Mail’en analyseres af Spamassassin, ud fra en lang række kriterier, som hver giver et antal points. Jo flere points, jo større sikkerhed for at det er spam. Mail’s med få point, leveres direkte til din indbakke. Hvis Challenge Response er aktiveret, vil mails der mistænkes for at være spam, blive sat i karantæne, og afsenderen vil modtage en mail hvor vi beder ham/hende om at bekræfte at mail’en er sendt af en ham/hende (Dette sker kun een gang, hverefter systemet vil genkende/godkende afsenderen. Alle som du selv sender mail til, vil også automatisk blive genkendt.)
Når afsenderen har bekræftet dette leveres mail’en i din indbakke..

Mail’s i karantæne opbevares i 7 dage, hvorefter de markeres som spam. Har du valgt indstillingen ”Brug spammappen”, levers mail’en til denne (kan ses fra Webmail). Ellers leveres leveres mail’en i indbakken, med markering som Spam.

Benytter du ikke Challaenge Response, vil mail’en straks, aghængig af dine indstillinger blive leveret i Spammappen eller indbakken.

Du kan altid se en liste over hvilke mails der er sat i karantæne, og afventer bekræftelse, og/eller hvilke der er blevet bekræftet, ligesom du manuelt kan bekræfte en mail. Dette sidste er specielt nyttigt i forbindelse med nyhedsbreve o.lign. hvor afsenderen næppe vil bekræfte overfor systemet.

Listen over mails der endnu ikke er blevet bekræftet, kan administreres via din webmail på http://webmail.domæne.dk (udskift domæne.dk med dit eget domænenavn), vælg indstillinger og derefter Challenge Response.
Specielt i starten vil det være en god idé, at checke listen med jævne mellemrum, og specielt hvis man har tilmeldt sig et nyhedsbrev el.lign.
Spamfolderen kan ligesom challenge/responselisten, ses fra webmail.

Fra webmail kan du også regulere følsomheden af AntiSpam-funktionen (punktet Indstillinger -> Antispam)

Vær opmærksom på, at Spamfilter og/eller Challenge Response også findes på Forwarders og MRA (maillister), og derfor også kan/skal administreres for disse. Password til en forwarder kan du rekvirere via Webmail's login-billede.

Hvis du normalt ikke benytter Webmail, kan det være en fodel, at aktivere spamfiltrets rapportfunktion (Aktiveres i Spamfilterindstillingernbe i din Webmail), så du modtager en rapport to gange dagligt (hvis der er noget at rapportere). Du kan så ud fra denne se hvad der er fanget, og godkende dem der er legitime mails.

Bemærk: Dette gælder kun Merakserverne.  

Vær også opmærksom på, at Outlook har sit eget Spamfilter, ligesom du kan have lokalt indstallerede programmer som filtrerer spam.